Gerenciamento de riscos durante o Coronavírus

Desde o surto de coronavírus na China, no final de dezembro de 2019, muitas empresas chinesas ou multinacionais que possuem escritórios no país enfrentam estresse devido às regulamentações governamentais e a seus próprios funcionários. Como profissional de conformidade atualmente na China, tenho algumas dicas sobre como os profissionais da área podem criar um sistema mais forte.

Embora seja impossível prever todos os riscos em potencial (certamente com uma epidemia como essa), a criação de um sistema de gerenciamento de emergências ajudará as empresas a estarem organizacionalmente preparadas para responder a uma urgência, o que é essencial para evitar o pânico entre os funcionários.

Um sistema de gerenciamento de emergências permitirá que os funcionários saibam quem é a primeira pessoa responsável, com quem podem entrar em contato em caso de emergência e o nível de autoridade que esse profissional encarregado tem para responder à situação. Dada a rapidez e a dramática evolução do cenário do coronavírus, as empresas na China não tiveram tempo a perder em responder. Se a decisão de comprar máscaras para seus funcionários não fosse tomada rapidamente, a empresa poderia não ter encontrado máscaras disponíveis para venda.

Muitos regulamentos do governo local para impedir a propagação do vírus incluem requisitos de governança. Por exemplo, o governo municipal de Shenzhen exige que: (1) toda empresa precise ter um sistema para prevenir e controlar o vírus em suas instalações com pessoal designado responsável pela implementação e (2) a empresa precisa ter políticas em vigor para incentivar funcionários migrantes a trabalhar em casa. Outros governos provinciais têm regulamentos semelhantes que exigem uma administração mais forte durante a emergência.

Portanto, é necessário discutir minuciosamente como configurar um sistema que se encaixe no gerenciamento da empresa e no contexto local. É melhor evitar que todo mundo vá ao CEO para obter ajuda em caso de emergência.

O surto de coronavírus não deu a ninguém tempo suficiente para se preparar, e as ações das empresas foram mais reativas de acordo com os regulamentos do governo. Portanto, conhecer as regras nacionais e locais mais recentes é essencial para agendar e planejar mudanças para os negócios e garantir a conformidade.

Para retardar a propagação do vírus, o governo central anunciou a prorrogação do feriado do Ano Novo Chinês em 26 de janeiro, que era apenas quatro dias antes do feriado real que terminou em 30 de janeiro. Nesse caso, se uma empresa não seguir ativamente os regulamentos, eles podem descobrir que não houve tempo suficiente para reorganizar os horários de trabalho e informar seus funcionários.

O acompanhamento das regulamentações de diferentes governos provinciais e municipais torna a situação ainda mais complicada. Como o vírus afeta várias províncias e cidades de maneira diferente, cada nível de governo tem suas próprias maneiras de lidar com ele. Por exemplo, a província de Hubei basicamente parou o transporte público, além de viajar para Hubei de outras províncias; As províncias de Jiangsu, Xangai e Guangdong anunciaram que as empresas não podem retomar o trabalho antes de 10 de fevereiro, a menos que seja aprovado de outra forma. Para retomar o trabalho após 10 de fevereiro – na cidade de Shenzhen na província de Guangdong, por exemplo – as empresas devem provar que têm recursos adequados (como máscaras e álcool medicinal) e um sistema de emergência para combater o surto.

O simples cumprimento de todos esses requisitos pode ser um pouco exagerado, especialmente para empresas com suas principais funções de conformidade ou RH em países que não a China, sem mencionar que fazem todo o trabalho para estar em conformidade. Para multinacionais com escritórios na China, é recomendável ter pelo menos uma pessoa localmente encarregada de aprender todos os regulamentos locais, preencher todos os documentos do governo e coordenar com o RH. Novamente, é por isso que é importante ter um sistema para “melhorar” sua preparação.

O RH deve estar muito ocupado durante esse surto, porque há muitas perguntas sobre a retomada do trabalho, salários e afastamentos, devido à extensão do feriado do Ano Novo Chinês. Como mencionado, existem vários governos provinciais que proibiram a retomada do trabalho antes de 10 de fevereiro. Desde que o feriado do ano novo chinês terminou em 2 de fevereiro, as pessoas estavam preocupadas de que forma isso afetaria seus salários de 3 a 7 de fevereiro, se estes não fossem considerados dias úteis. .

Pessoalmente, quando soube das notícias, entrei em contato com RH para obter esclarecimentos sobre o salário e a organização do trabalho durante esses dias, para que eu pudesse planejar minha agenda com antecedência. Dada a situação única (o adiamento da retomada do trabalho raramente foi usado pelos governos locais), eles não tiveram uma resposta clara para minhas perguntas salariais no mesmo dia. Imagine todos os outros funcionários que, como eu, devem ter corrido para o RH para obter respostas a perguntas sobre seus salários.

Devido à extensão do feriado, o RH estava sob pressão tanto da conformidade quanto dos negócios. Para reduzir a turbulência causada pelo feriado prolongado, algumas empresas organizaram funções importantes para trabalhar em casa de 3 a 7 de fevereiro e prometeram compensá-las de acordo com os regulamentos quando respostas claras estivessem disponíveis pelo governo.

Para empresas de investimento estrangeiro na China, isso pode ser um pouco confuso e complicado. Para apoiar essas empresas, organizações como a Câmara de Comércio Americana (AmCham) na China publicaram diretrizes para seus públicos. Por exemplo, este artigo da AmCham se concentrou em não fazer acordos legais durante o surto de coronavírus, e a Câmara de Comércio Britânica da China coletou avisos e políticas oficiais em seu artigo. Mais uma vez, podemos ver que isso exige dedicação e energia do RH para responder ao surto – particularmente quando se trata de responder, lidar com mudanças constantes em pouco tempo e trabalhar em estreita colaboração com a conformidade.

Ninguém poderia prever o que um surto de vírus significaria para conformidade, nem poderíamos saber como estar totalmente preparados. Espero que possamos fazer melhor da próxima vez e minimizar os danos que isso possa causar a nós mesmos e a nossos negócios. Embora diferentes empresas tenham estratégias distintas, acredito que um sistema de emergência, associado a uma forte função legal e de conformidade com RH, possa diminuir os danos.